GDPR 2026: Tietosuoja strategisena voimavarana – ei pelkkä compliance-harjoitus
Useimmat kohtaamamme yritykset ovat tehneet GDPR-työnsä. Ongelma on, että ne tekivät sen 2018.
Selosteita laadittiin, tietosuojaselosteet julkaistiin verkkosivuilla ja joku IT-osastolta sai tehtäväkseen "pitää silmällä GDPR:ää". Sen jälkeen liiketoiminta on muuttunut, uusia järjestelmiä on otettu käyttöön ja toimittajia vaihdettu – mutta tietosuojadokumentaatio seisoo ennallaan, kuin aikakapseli toiselta vuosikymmeneltä.
Tämä on tilanne, johon törmäämme säännöllisesti riippumatta siitä, onko asiakas ahvenanmaalainen perheyritys vai pohjoismainen konserni, joka toimii useassa oikeuspiirissä. Tilanne synnyttää myös riskejä, jotka ulottuvat kauas seuraamusmaksujen ulkopuolelle.
Vuonna 2025 eurooppalaiset valvontaviranomaiset määräsivät GDPR-sakkoja noin 1,2 miljardin euron edestä. Lisäksi ilmoitettujen henkilötietoloukkausten määrä kasvoi edellisvuoteen verrattuna 22 prosenttia. Tämä vastaa keskimäärin yli 400:aa tapausta päivässä – taso, joka ylittyi ensimmäistä kertaa sitten vuoden 2018.¹
Tietosuoja ratkaisee kaupat – due diligence ja julkiset hankinnat
Selkeimmin tämä näkyy transaktiotyössä. Kun teemme due diligence -tarkastuksia hankintakohteista, tietosuojakäytännöistä on tullut vakioerä, samalla tasolla kuin veroriskit ja työoikeudelliset sitoumukset. Yritys, jolla on ajantasainen seloste, päivitetyt henkilötietojen käsittelysopimukset ja dokumentoitu vastuurakenne, viestii operatiivisesta kypsyydestä. Se pienentää riskilisää ja nopeuttaa prosessia. Vastaavasti olemme nähneet transaktioita, joissa puutteellinen tietosuoja on muodostunut mahdollisesti hintaa alentavaksi tekijäksi – tai pahimmillaan esteeksi, joka on viivästyttänyt kaupan toteutusta kuukausilla. Kyse ei ole teoreettisista skenaarioista. Nämä ovat konkreettisia liiketoimintavaikutuksia, joita olemme käytännössä käsitelleet toimeksiannoissa viimeisten 12 kuukauden aikana.
Sama dynamiikka näkyy julkisissa hankinnoissa. Julkiset toimijat ja suuremmat yritykset asettavat nykyään nimenomaisia tietosuojavaatimuksia kelpoisuuskriteerinä. Yritys, jolla dokumentaatio on jo kunnossa, voittaa aikaa ja uskottavuutta. Yritys, jonka on aloitettava nollasta, menettää molemmat. Valtiovarainministeriö on julkaissut erillisen ohjeen tietosuojasta julkisissa hankinnoissa, jossa tarkennetaan, että hankintayksiköiden tulee edellyttää henkilötietojen käsittelysopimusta, selostetta ja vaikutustenarviointia jo tarjouskilpailuvaiheessa.²
Tekoälytyökalut ja GDPR – tietosuojatyön sokea piste
Henkilöstön tekoälytyökalujen käyttö ilman organisaation hyväksyntää ja valvontaa – niin sanottu "shadow AI" – on jo nyt merkittävä tietosuojaongelma. Tutkimuksen mukaan jopa 40 prosenttia kaikista organisaatioista maailmanlaajuisesti kokee tekoälyyn liittyviä tietoturvaloukkauksia vuoteen 2030 mennessä.³ Toinen tutkimus osoittaa, että 71 prosenttia työntekijöistä Isossa-Britanniassa on käyttänyt hyväksymättömiä tekoälytyökaluja työssään.⁴ Jokainen tällainen työkalu, joka käsittelee henkilötietoja ilman dokumentoitua oikeusperustaa, ilman henkilötietojen käsittelysopimusta ja ilman artiklan 35 mukaista vaikutustenarviointia, muodostaa tietosuojariskin.
Kolme yleisintä GDPR-puutetta käytännössä
Kahdeksan vuotta GDPR:n voimassaolon jälkeen on kolme puutetta, jotka toistuvat ennustettavan säännöllisesti. Ensimmäinen on dokumentaatio, joka ei heijasta todellisuutta. Tietosuoja-asetuksen artiklan 30 mukainen seloste kuvaa, miltä toiminta näytti tiettynä ajankohtana, mutta yritys on sittemmin ottanut käyttöön uusia CRM-järjestelmiä, vaihtanut pilvipalveluntarjoajaa ja alkanut käyttää tekoälytyökaluja, jotka käsittelevät henkilötietoja tavoin, joita ei ole koskaan dokumentoitu. Kuilu dokumentaation ja todellisuuden välillä kasvaa joka vuosi, kun siihen ei puututa.
Puutteelliset henkilötietojen käsittelysopimukset ovat toinen toistuva ongelma. On yllättävän yleistä, että yritykset käyttävät ulkopuolisia palveluntarjoajia – palkanlaskentaan, digitaaliseen markkinointiin, IT-ylläpitoon – ilman 28 artiklan mukaisia sopimuksia. Kyseessä on riski, joka on helppo korjata mutta joka voi tulla kalliiksi, jos se puute huomataan liian myöhään.
Kolmas puute on se, ettei kukaan omista asiaa. Tietosuoja ei välttämättä edellytä muodollista tietosuojavastaavaa jokaisessa organisaatiossa, mutta se edellyttää, että jollakin on mandaatti, aikaa ja osaamista viedä työtä eteenpäin. Kun vastuu on epäselvä, asia putoaa tuolien väliin – ja nousee esiin uudelleen vasta, kun siitä on jo tullut ongelma.
GDPR-tarkistuslista yritysjohdolle 2026
Tietosuojatyön ei tarvitse olla jättimäinen projekti. Aloittakaa nykytila-analyysillä: mitä henkilötietoja käsittelette tosiasiallisesti tänään, millä oikeusperusteella ja millaisin teknisin ja organisatorisin suojatoimin? Vastaus antaa teille kartan siitä, missä aukot ovat. Päivittäkää sen jälkeen se, mikä vaatii päivittämistä. Selosteiden, käytäntöjen ja käsittelysopimusten tulee heijastaa todellista toimintaanne – ei sitä toimintaa, jota harjoititte viisi vuotta sitten. Ja ankkuroikaa vastuu johtoryhmään. Tietosuoja on strateginen riskienhallintakysymys, ei IT-kysymys. Se kuuluu johtoryhmän agendalle.
EDPB:n valvontapainotus 2026
EDPB:n koordinoitu valvontatoimenpide vuodelle 2026 keskittyy GDPR:n avoimuus- ja informointivaatimuksiin. Tämä tarkoittaa, että tietosuojaviranomaiset kaikkialla Euroopassa tulevat erityisesti tarkastelemaan, miten organisaatiot informoivat rekisteröityjä tietojensa käsittelystä – mukaan lukien tietosuojaselosteet ja sisäiset menettelyt.⁵
Viisi GDPR-kysymystä yritysjohdolle – mikä on tilanteenne?
- Heijastaako selosteenne (art. 30) niitä järjestelmiä ja toimittajia, joita tosiasiallisesti käytätte tänään?
- Onko teillä henkilötietojen käsittelysopimukset kaikkien henkilötietoja käsittelevien ulkopuolisten palveluntarjoajien kanssa – tekoälytyökalut mukaan lukien?
- Onko jollakin organisaatiossanne nimenomainen mandaatti sekä varattua aikaa tietosuoja-asioille?
- Oletteko tehneet vaikutustenarvioinnin (DPIA) henkilötietoja käsitteleville tekoälytyökaluillenne?
- Voitteko hankinnassa tai due diligence -tarkastuksessa esittää ajantasaisen dokumentaation 48 tunnin kuluessa?
Me DKCO:lla autamme teitä siirtymään puutteellisesta dokumentaatiosta tietosuojarakenteeseen, joka todella toimii – ja joka luo arvoa transaktioissa, julkisissa hankinnoissa ja sijoittajasuhteissa. Olkaa yhteydessä alustavaa keskustelua varten.
Lähteet:
- Personal data breaches in Europe reach 443 per day in dramatic 22% jump DLA Piper analysis reveals | DLA Piper
- Hankinta-Suomi Tietosuojaohje
- Shadow AI Security Breaches will hit 40% of all Companies by 2030, Warns Gartner | Fortra
- Rise in ‘Shadow AI’ tools raising security concerns for UK
- Coordinated Enforcement Framework: EDPB selects topic for 2026 | European Data Protection Board
